Автоматично издаване на повтарящи се фактури в ood.bg: стъпки, възможности и ограничения

Автоматичното издаване на повтарящи се фактури в ood.bg позволява на малки и средни предприятия да пестят време и да намаляват риска от човешки грешки при регулярното фактуриране. Настройката е лесна и дава възможност за автоматично изпращане на документите към клиентите с гарантирана сигурност и проследимост.

Какво представлява автоматичното издаване на повтарящи се фактури в ood.bg?

ood.bg предлага функция за автоматично създаване на повтарящи се документи – фактури, проформи и други, които се издават на определен период (например всеки месец, всяка седмица или на последния ден на месеца). Това улеснява фирми с абонаментни услуги или редовни доставки. Документите се номерират автоматично според изискванията на ЗДДС – с 10-цифрени последователни номера, като е възможно групиране по офиси или отделни фирми в един акаунт (източник).

Пример:

Как да настроите повтарящи се фактури стъпка по стъпка?

Настройката на повтарящи се фактури в ood.bg се извършва през менюто за документи. Избирате шаблон, задавате периодичност (например всеки 1 месец), избирате клиент, валута и съдържание на фактурата. Може да настроите автоматично изпращане по имейл със защитен линк и код за достъп (източник).

Стъпки:

1. Влезте в акаунта си в ood.bg.
2. Изберете фирмата, за която ще издавате фактурите.
3. Отидете в секция „Документи“ и изберете „Повтарящи се“.
4. Създайте нов шаблон – изберете тип документ (фактура, проформа и др.), клиент, периодичност (напр. всеки 30 дни).
5. Попълнете съдържанието (стоки/услуги, цени, ДДС).
6. Активирайте опцията за автоматично изпращане по имейл.
7. Запишете и активирайте шаблона.

Пример: Ако издавате месечна фактура на стойност 500 BGN с ДДС към клиент „Гама“ ООД, системата автоматично ще генерира и изпрати фактурата на всеки 1-ви ден от месеца.

Какви типове документи и периоди поддържа ood.bg за автоматизация?

ood.bg поддържа автоматично издаване на различни типове документи – фактури, проформи, известия и др., като може да изберете периодичност на всеки N дни, седмици, месеци, години или на последния ден на месеца (източник). Документите могат да бъдат в BGN, EUR, USD или GBP, а от 2026 г. EUR ще е по подразбиране (източник).

Примерна таблица:

Как се изпращат и проследяват автоматично издадените фактури?

Автоматично издадените документи се изпращат по имейл чрез защитен линк и код за достъп, което гарантира сигурността на информацията (източник). В ood.bg може да проследите кога е изпратен всеки документ и дали клиентът го е отворил. Ограниченията са само по брой имейли на месец според абонаментния план (Start: 500, Business: 3 000, Pro: 15 000) (източник).

Пример: Ако имате 100 клиента с месечни фактури, при план Business ще можете да изпращате до 3 000 имейла месечно, което е достатъчно за повечето малки и средни предприятия.

Какви са ограниченията и възможностите на автоматизацията в ood.bg?

Основните ограничения са свързани с броя имейли на месец според плана и невъзможността за изтриване на вече издадени документи – възможно е само анулиране с причина (източник). В ood.bg може да управлявате неограничен брой фирми и партньори в един акаунт, като всяка компания има собствена номерация, складове, стоки и екип (източник).

Пример: Ако управлявате три фирми с по 50 клиента, всички могат да се обслужват от един акаунт, като всяка фирма има отделна номерация на фактурите.

Как автоматизацията на фактурирането може да се доразвие чрез решения на ДО БГ ЕООД (DOBG.eu)?

За по-сложна автоматизация, като интеграция с ERP, CRM, IoT устройства или интелигентно управление на машини, могат да се използват решения на ДО БГ ЕООД (DOBG.eu). Например, ако Вашата фирма използва ERP система за управление на складови наличности, може да се реализира автоматично издаване на фактури при всяко изписване на стока. При CRM интеграция, фактурите могат да се генерират автоматично при сключване на нов договор или подновяване на абонамент. Това позволява пълна автоматизация на процесите и минимизиране на ръчната намеса.

За повече информация относно възможностите на ood.bg за автоматизация, вижте функциите на системата и повтарящите се документи.